Rosewood Hotel Group Trang chủ

Puesto: Asistente Administrativo de Mantenimiento de Residencias

Grupo de trabajo: Supervisión

Lugar de trabajo: Oficinas de Ingeniería y Mantenimiento

ALCANCE

Asistir al Gerente de Mantenimiento en todas las funciones administrativas para obtener un control en el departamento. Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio. Teniendo en cuenta el constante cambio del mercado y para la mejora de su  propia carrera el ser polivalente y manejar varias tareas es esperado imperativamente. Para asegurar la operación y el servicio del hotel se podrán dar cambios lateralmente a otras áreas.

FUNCIONES BASICAS

Cumplir con las expectativas del departamento 

Mantiene en buen estado el orden en la oficina.

Mantener actualizada la bitácora donde se controlan las requisiciones de compra.

Darle el seguimiento inmediato a los avisos y correos electrónicos recibidos día  a día.

Puntualidad y  buena presentación personal de todos los días.

Comunicación efectiva con el personal

Se apega a los estándares, normas y procedimientos establecidos en la empresa

Participa activamente en prácticas de servicio en su departamento.

Generar reportes técnicos para Propietarios en inglés. 

DEBERES Y RESPONSABILIDADES FINANCIERAS

1.      Recibir facturas y todo tipo de documentos.

2.      Tramitar solicitud de cheque, formatos de compras extraordinarias (que se cobran en caja directamente) para tramitar su pronto pago.

3.      Realizar las requisiciones para  Almacén y compras

DEBERES Y RESPONSABILIDADES OPERACIONALES

1.      Responsable de la elaboración de Nomina del departamento.

2.      Administrar correctamente todos los documentos recibidos y entregados

3.      Es  responsable de cerrar los reportes de trabajo para los operadores del departamento diariamente

4.      Revisar diariamente los correos electrónicos recibidos y canalizar la información a quien corresponda.

5.      Realizar reporte mensual de los energéticos 

6.      Archiva formatos, bitácoras y reportes

7.      Realizar los formatos del personal en general.

8.      Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios.

9.      Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para el departamento.

10.  Lleva registro y control de los recursos financieros asignado al departamento.

11.  Realiza registro contable.

12.  Responsable del seguimiento al programa de MP de Residencias

13.  Atención a solicitudes de trabajo vía Knowcross

14.  Suministra materiales y equipos de trabajo al personal del departamento y controla la existencia de los mismos.

15.  Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las villas, maquinaria y/o equipos del departamento.

16.  Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

17.  Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por el departamento.

18.  Lleva y mantiene actualizado archivo del departamento.

19.  Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

20.  Mantiene actualizada la información sobre el proceso de compras haciendo seguimiento y recepción de mercancías.

21.  Lleva registros y el archivo de expedientes a proveedores.

22.  Mantiene informado al Gerente sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.

23.  Atender llamadas telefónicas

DEBERES Y RESPONSABILIDADES CON SUBORDINADOS

1.      Elaborar minutas, semanal y mensualmente.

2.      Realizar todos los trámites necesarios para los viajes que  realice el personal por asuntos laborales.

3.      Mantener informado a todo el personal del departamento de mantenimiento, con las novedades del día, a través del tablero de información.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES CON OTROS DEPARTAMENTOS

1.      Entregar a Recursos Humanos todos los vencimientos de contrato del personal del departamento.

2.      Entregar listas de asistencia a RH

3.      Entregar a Contabilidad Facturas para pago de servicios

4.      Entregar a Contabilidad toda la información requerida.

ENTORNO

            Es cliente de: Todas las divisiones

            Es proveedor de: Todas las divisiones

Since its grand opening in 2008, Rosewood Mayakoba beckons guests in search of the ultimate escape. Inspired by Mayan traditions, this 620-acre resort enclave sits along a mile‐long arc of white Caribbean sand, nestled just north of the picturesque waterfront town of Playa del Carmen. Designed to blend harmony with natural landscapes, Rosewood Mayakoba is an oasis of luxury offering 129 suites with private plunge pools, garden showers, individual docks and the finest modern design and details. For further peace of mind, the resort is built to abide by the highest of eco-standards, offering indulgence with awareness, and has received the Rainforest Alliance Certification. Rosewood Mayakoba takes guests on an exclusive trip of a cultural immersion. From the ruins of Mayan civilization to the lush natural landscape, Riviera Maya is the perfect destination for art lovers and culture buffs. For fashionistas, shopping in Playa del Carmen and Cancun promises a luxurious and fun experience. Scattered along gilded avenues are the authentic markets that showcase an impressive mix of only the best Mexican handicrafts and silverware.