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JOB SUMMARY

The Sales & Events Coordinator is responsible for providing high-level administrative, coordination, and communication support for the entire Sales and Events function at Rosewood Miyakojima. This role is crucial for ensuring the smooth, seamless execution of all group and event bookings from the initial contracting stage through post-departure follow-up, while maintaining Rosewood's ultra-luxury service standards.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Group & Event Coordination and Execution

• Program Management: Act as the lead administrative support for all pre, during, and post-event activities for Group and Event bookings, ensuring every detail aligns with the Rosewood Miyakojima standard.
• External Partner Support: Facilitate and coordinate all necessary communication and documentation with external clients, including travel agents, wedding planners, and corporate event planners, to ensure their booking requirements are met efficiently.
• Documentation & Communication: Maintain complete knowledge of all client requirements for in-house groups (e.g., rooming lists, transportation, VIPs, amenities, payment/billing). Accurately prepare, review, and organize all group resumes and event requirements.
• Meeting Management: Organize and run internal resume meetings with department heads. Coordinate and attend pre-convention (pre-con) meetings with clients, Operational teams, and Sales Managers/Directors as required.
• On-Site Liaison: Meet the group coordinator/host or meeting planner prior to the function to ensure all arrangements are agreeable, promoting positive guest relations throughout their stay.
• Operational Flow: Proactively communicate all last-minute changes, additions, and cancellations to relevant hotel departments for efficient service delivery.

Administrative and Sales Support

• Database Management (CRM/PMS): Ensure accurate and thorough data entry in Delphi (database and system upkeep). This includes creating/updating accounts, setting up trace systems, loading notes and traces for group guests, and handling room reservations as needed. 
• Document Creation: Responsible for the accurate and timely creation of contracts, group resumes, and all other sales and events related documents.
• Sales Enablement: Assist and support Sales Managers in their daily activities and during sales missions, including drafting and executing proposals, sales collateral, and client presentations (via MS Word, Excel, and PowerPoint).
• Reporting & Financial: Contribute to the overall financial success by maintaining accurate weekly updates for the weekly group meeting, managing purchase orders, and processing necessary reports (e.g., post-meeting reports).
• Communication Hub: Serve as the primary communication point, answering all sales and event telephone inquiries professionally and ensuring information is quickly and accurately relayed to the appropriate manager.
• Office Management: Maintain an orderly, organized, and "guest-ready" office environment at all times.

Service & Brand Standards

• Guest Focus: Anticipate guest needs, respond promptly, and handle complaints to ensure complete guest satisfaction while promoting the Rosewood brand and core values.
• Hotel Knowledge: Be familiar with all hotel services, function space, set-up styles, local attractions, and departmental policies to conduct professional site tours and respond accurately to all inquiries.
• Professional Conduct: Maintain confidentiality of guest information and pertinent hotel data, adhering to the Rosewood dress code and safety guidelines at all times.

Others

While this job description is intended to be an accurate reflection of the duties involved in this position, the company reserves the right to add, remove or alter duties when business need dictates.

Required Skills & Qualifications

• Language Proficiency: Must be able to communicate effectively, both verbally and in writing, in English and Japanese.
• Experience: Preferred 1–2 years of operational or administrative experience in a luxury or ultra-luxury hotel/resort setting, ideally within Sales, Marketing, Catering, or Conference Services.
• Education: High school diploma required; minimum two (2) years of college preferred.
• Technical Proficiency: Advanced computer skills in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Social Media applications. Required proficiency in hotel CRM (specifically Delphi) and working knowledge of PMS (Opera) systems is highly desirable.
• Core Competencies:
  • Exceptional attention to detail, organization, and prioritization skills.
  • Ability to think clearly, remain calm under pressure, and exercise good judgment in problem-solving.
  • Excellent written and verbal communication skills.
  • Ability to work cohesively as part of a team with minimal supervision.
  • Must be able to maintain confidentiality and comply with all departmental standard.
    

職務概要（JOB SUMMARY）

**Sales & Events Coordinator（セールス＆イベント・コーディネーター）**は、ローズウッド宮古島におけるセールスおよびイベント部門全体を支える、高度な事務・調整・コミュニケーションサポートを担うポジションです。
契約締結段階からイベント終了後のフォローアップまで、すべてのグループおよびイベント予約が円滑かつシームレスに実施されるよう支援し、ローズウッドならではのウルトラ・ラグジュアリーなサービス基準を維持する上で、重要な役割を果たします。

主な職務内容（ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES）

グループおよびイベントのコーディネーション・運営

• プログラム管理
  グループおよびイベント予約に関する事前・当日・事後のすべての業務について、主要な管理サポートを担当し、すべての詳細がローズウッド宮古島の基準に沿うよう管理します。

• 外部パートナー対応
  旅行代理店、ウェディングプランナー、法人イベントプランナーなど外部クライアントとの連絡・書類調整を円滑に行い、予約要件が適切に満たされるようサポートします。

• 書類管理・情報共有
  インハウスグループに関するすべての要件（ルームリスト、送迎、VIP対応、アメニティ、支払い・請求条件など）を正確に把握し、グループレジュメおよびイベント要件書類の作成・確認・整理を行います。

• ミーティング管理
  各部門責任者との社内レジュメミーティングの手配・運営を行います。必要に応じて、クライアント、オペレーションチーム、セールスマネージャー／ディレクターとのプレ・コンベンション（事前打ち合わせ）ミーティングを調整・参加します。

• 現地窓口対応
  イベント前にグループコーディネーターやミーティングプランナーと面会し、すべての手配内容を確認し、滞在中を通じて良好なゲストリレーションを構築します。

• オペレーション連携
  直前の変更・追加・キャンセルについて、関連部門へ迅速かつ的確に共有し、円滑なサービス提供を実現します。

事務およびセールスサポート

• データベース管理（CRM／PMS）
  Delphi（CRM）への正確なデータ入力および管理を行います。アカウント作成・更新、トレース設定、ノート管理、必要に応じた客室予約対応を含みます。

• 書類作成
  契約書、グループレジュメ、その他セールスおよびイベント関連書類を、正確かつ期限内に作成します。

• セールス支援
  セールスマネージャーの日常業務やセールスミッションを支援し、提案書、セールス資料、プレゼンテーション資料（Word、Excel、PowerPoint）の作成・実行を補助します。

• レポート・財務関連業務
  週次グループミーティング用の正確な更新資料作成、購買申請（PO）管理、各種レポート（イベント後レポート等）の作成を通じ、部門の財務的成功に貢献します。

• コミュニケーション窓口
  セールスおよびイベントに関する電話対応を行い、適切な担当者へ迅速かつ正確に情報を共有します。

• オフィス管理
  常に整理整頓された、ゲスト対応可能なオフィス環境を維持します。

サービスおよびブランド基準

• ゲスト重視の対応
  ゲストニーズを先読みし、迅速に対応するとともに、苦情対応を通じて完全なゲスト満足を目指し、ローズウッドのブランドおよびコアバリューを体現します。

• ホテル知識
  ホテル施設、宴会場、セットアップスタイル、周辺観光情報、各部門の方針を熟知し、サイトツアーや各種問い合わせに的確に対応します。

• プロフェッショナルな行動
  ゲスト情報およびホテル内部情報の機密性を保持し、ローズウッドのドレスコードおよび安全基準を遵守します。

その他

本ジョブディスクリプションは職務内容を正確に反映することを目的としていますが、業務上の必要に応じて、職務内容が追加・変更・削除される場合があります。

必要なスキル・資格（Required Skills & Qualifications）

• 語学力
  英語および日本語での口頭・文書による円滑なコミュニケーション能力

• 経験
  ラグジュアリーまたはウルトラ・ラグジュアリーホテル／リゾートにおける、1～2年程度のオペレーションまたは事務経験（セールス、マーケティング、ケータリング、コンファレンスサービス経験が望ましい）

• 学歴
  高校卒業必須、短期大学または大学2年以上の履修が望ましい

• ITスキル
  Microsoft Word、Excel、PowerPoint、SNSツールにおける高度なPCスキル
  ホテルCRM（特にDelphi）の使用経験必須、PMS（Opera）の基本的な知識があれば尚可

• 主要コンピテンシー

  • 高い注意力、整理整頓力、優先順位付け能力

  • プレッシャー下でも冷静に判断できる問題解決力

  • 優れた文章力および口頭でのコミュニケーション能力

  • 最小限の指示のもと、チームの一員として協働できる能力

  • 機密情報を適切に管理し、部門基準を遵守できること

The resort’s 55 villa accommodations will feature private pools, landscaped gardens and unobstructed sea views. Conceived by Netherlands-based Studio Piet Boon, the architecture and interiors are seamlessly designed to immerse guests in the natural surroundings and express harmony with the island through the extensive use of local materials. Mitsubishi Jisho Sekkei Inc. is providing local architectural expertise and support in realizing the design vision. Four restaurants and bars will include relaxed beachfront concepts showcasing fresh seafood, prized island-raised beef, locally distilled spirits and craft beer. With a stunning seascape as a backdrop, the resort’s indoor and outdoor event venues will host unforgettable destination weddings and private celebrations. On-site recreation will include a standalone Rosewood Explorer’s Club, Rosewood’s program for younger guests designed to inspire creativity and imagination, encourage adventure, discovery and social responsibility through unique experiences attuned to the destination. Asaya, Rosewood’s pioneering integrated wellness concept, will offer treatment rooms set amid private gardens, indoor and outdoor hydrotherapy facilities and a menu of programs and services influenced by local healing traditions. Beyond the resort, guests will discover an abundance of vividly picturesque sites, from the majestic natural stone arch of nearby Sunayama beach to the perfectly poised lighthouse at Higashi-Hennazaki Cape (a nationally designated “Place of Scenic Beauty”) and the seven-kilometer stretch of Yonaha Maehama, regularly ranked as Japan’s best beach and renowned for its cinematic sunsets. Even a brief sojourn will reveal distinctive customs, culture, dialects, cuisine and crafts as well as the beguiling ways of the Okinawan uchinanchu (“sea people”) who inhabit the island.